Kuinka perustaa GTD® Zenkitissä

Opas asioiden tekemiseen® Zenkitin tavalla

Viime viikolla GTD: n esittelyn jälkeen olen pohtinut, kuinka saada se toimimaan todella hyvin Zenkitissä. Se on melko yksinkertainen järjestelmä, joka perustuu yhteen pääkokoelmaan, joihinkin projektikokoelmiin ja suosikkeihin. Vaikka tämä järjestelmä ei ole sataprosenttisesti täydellinen (mikä on?), Se on niin lähellä kuin saan sen nyt ja se toimii melko hyvin!

Kuinka toteuttaa asioiden tekeminen Zenkitissä

Zenkit GTD: n selkäranka on yksi 'master' -kokoelma (kaivokseni on alun perin nimeltään 'GTD', mutta voit soittaa sille mitä haluat). Asetin kokoelmassa jokaisen luettelon tarramerkiksi etikettikenttään, jotta voin nähdä ne erillisinä luetteloina Kanbanissa:

Saapuneet

Saapuneet-luettelo on kohta, johon voin lisätä kaiken mieleen tulevan. Pidän Zenkit-välilehteä aina avoinna, joten luettelon löytäminen ja lisääminen on nopeaa ja helppoa.

Jotta tehtävien saaminen sähköpostistani Zenkitiin saadaan nopeammaksi, olen perustanut Zapier Zapin, joka lähettää kaikki GTD-merkinnällä merkityt sähköpostit Zenkit-kokoelman Saapuneet-luetteloon. Tämä tekee sähköpostien leikkaamisesta erittäin nopeaa - jos näen jotain, joka on tarpeen saada aikaan, lisään vain tarran ja se laskeutuu automaattisesti GTD-postilaatikkooni.

Kun käsittelen postilaatikkoani, siirrän asiat asianmukaiseen luetteloon, jotta voin aloittaa niiden käsittelyn. Kun tehtävä on suoritettu, poistan asiayhteydetunnisteen (lisää siitä myöhemmin) ja siirrän sen kohtaan Valmis. Vaikka 'valmis' ei ole totta GTD-luetteloa, se on minulle hyvä paikka katsoa taaksepäin kaikkiin viime viikolla valmistani. Arvioin tarkastelujen aikana kaikki valmis-luettelon kohteet uutta alkua varten ensi viikolla.

Tässä on nopea muistutus siitä, kuinka käsitellä GTD-postilaatikkosi:

Seuraava toimenpide

Tämä on myös melko itsestään selvä. Kun määritän, että jokin on seuraava toiminto, lisään sen seuraavaan toimintoluetteloon ja lisäät tarvittaessa kuvaukseen kontekstin, prioriteettimerkinnät ja lisätietoja.

Kalenteri

Kun jollakin on eräs eräpäivä, siirrän sen kalenteriluetteloon. Asetin kaksi erilaista päivämääräkenttää käsittelemään kalenterimerkintöjä. Ensimmäinen on melko ilmeinen, se on päivämääräkenttä tehtäviin, jotka erääntyvät tiettynä päivänä - ts. Tehtäviin, jotka laskeutuvat kalenteriluetteloon. Tämä on päivämääränäkymä, jonka valitsen avatakseni Zenkit-kalenterini, ja olen myös synkronoinut tämän päivämääräkentän Google-kalenterini kanssa, jotta voin nopeasti käyttää tehtäviäni juoksemalla.

Odottaa…

Toista päivämääräkenttää käytetään erityisesti ”Odota…” -luettelon kohteille, jotka tarvitsevat muistutuksen. Asetin päivämäärän, jolloin asia lisättiin luetteloon, ja asetin sitten muistutuksen '2 päivää myöhemmin' (tai mikä tahansa ajanjakso on sopiva) seurataksesi odottamani asiaa.

projektit

Meille onneksi Zenkit on aika mahtava projektinhallinnassa. Aina kun uudesta asiasta tulee projekti, luon sille uuden kokoelman ja lisään samannimisen esineen projektikokoelmaan master-kokoelmassa. Lisään linkin projektikokoelmaan projektikohteeseen, jotta voin siirtyä siihen nopeasti, kun tarvitsen.

Nyt kun teet arvosteluja, sinun on siirrettävä tehtävä projektiluettelostasi Seuraavien toimintojen luetteloon. Vaikka voit tehdä tämän Zenkitin siirtämällä -ominaisuuden avulla, minusta on vähän tylsiä siirtää esineitä projektikokoelmistani ja pääkokoelmaan, koska näen mieluummin koko projektini yhdessä paikassa. Kun minun on lisättävä kohde Seuraavien toimintojen luetteloon, lisään siihen kontekstitunnisteen. Näin näen sen kaikkien muiden suosikkiluetteloiden seuraavien toimien rinnalla.

Haluan pitää projektikokoelmat todella yksinkertaisina. Minun on tehtävä "tehdään" ja "tehty" tunnisteet, ja merkitään sitten tehtävät kontekstitunnuksella, kun ne ovat seuraavassa. Kun projekti on valmis, arkistoin kaikki sen esineet ja poistan kokoelman. Tämä on yksi lisävaihe, joka lisätään arvosteluihini, mutta pidän sitä nopeampana kuin jokaisen asian siirtäminen.

Tämän voit säätää vastaamaan työtyyliäsi. Ehkä esineiden siirtäminen pääkokoelmiin on sinulle järkevää, tai ehkä pidät projekteja erikseen kuten minä.

Jonain päivänä

Jonain päivänä luetteloni on toinen erillinen kokoelma. Se on täynnä asioita, jotka haluaisin tehdä, mutta jotka eivät kuulu Seuraavien toimintojen luetteloon.

Viitteet

Viimeiseksi olen luonut erillisen ryhmän, jota mielikuvituksellisesti kutsutaan viittauksiksi, jossa pidän erilaisia ​​kokoelmia tarvitsemilleni asioille. Minulle suurin osa näistä asioista on reseptejä ja hyödyllisiä artikkeleita / tutkimuskappaleita, joita pidän töissä.

Contexts

Omat suosikit -sovelluksen lisääminen oli minulle GTD-pelinvaihdin. Yritin käyttää Zenkit GTD: hen aikaisemmin, mutta se oli melko epäonnistunut, koska etikettikentän käyttäminen sitten kyseisen etiketin kohteiden suodattaminen oli vaivalloista ja epä intuitiivista (ja ärsyttävää tehdä kauppoille ajaessasi!) .

Sitten kehitimme Suosikit ja hehkulamppu meni pois. Suosikit ovat täydellinen tapa hallita asiayhteyksiä, koska kaikki tuotteet ovat jo kätevässä luettelossa, ja niitä on helppo käyttää riippumatta siitä, missä olet.

Minulla on vain muutama suosikkitunniste: toimisto, koti ja liikkeellä. Vaikka voisin lisätä kontekstitunnisteita esineille ja ihmisille, huomaan, että koska puhelimellani on minusta ympäri vuorokauden, se ei ole oikeasti välttämätöntä. Lisäksi, vaikka suosikkitunnisteiden lisääminen energian tasolle tai prioriteetille olisi vaihtoehto, pidän parempana merkitä ne tarroilla ja kiinnittää sijaintiperusteisiin konteksteihini suosikkitunnisteita, koska ne ovat tärkeimmät kontekstini. Paikat ovat toisiaan poissulkevia, mutta prioriteetti riippuu sijainnista (ainakin minulle), joten en näe tarvetta erilliselle luettelolle siellä.

Kuten huomaat, täällä on paljon tilaa pelata, joten voit tehdä siitä helposti oman ja muuttaa järjestelmäni mieltymyksesi mukaan paremmin.

Parannettavia alueita

Kuten aiemmin totesin, tämä järjestelmä ei ole vielä 100% täydellinen. On olemassa muutamia ominaisuuksia, jotka haluaisin nähdä Zenkitin lisättävän, jotta tästä tulisi entistä saumattomampi kokemus:

  • Kuten monet käyttäjät ovat huomauttaneet, tärkeimmistä taisteluista on tietojen saaminen Zenkitiin ensisijaisesti! Tätä varten suora sähköpostinintegraatio, selaimen laajennus / web-leikkuri -toiminnot ja yleensä enemmän ja parempia integrointeja muihin sovelluksiin ja palveluihin tekisivät siitä todella paljon helpompaa.
  • Lisäksi helpompi tapa käyttää Zenkit-palvelua liikkeellä ollessasi Android- ja iOS-sovelluksissa, joissa on widgetit ja 3D-touch-tuki, tekisi elämästä paljon helpompaa. (iOS on jo saatavana, ja Android tulee pian käyttöön!) PÄIVITTÄMINEN: Android- ja iOS-sovellukset ovat sekä saatavana että verrannollisia web-sovelluksen kanssa. Lisätietoja Android-julkaisusta ja iOS-päivityksestä.
  • Viimeinkin, vaikka haluaisin, että voisin siirtää tehtäviä muille ihmisille lisäämällä heidät jäseneksi GTD: n pääkokoelman tuotteeseen, en todellakaan halua heidän näkevän kaikkea tehtäväluettelossani ( koska sekoitan yksityisiä ja töitä). Tapa jakaa yksittäisiä esineitä jakamatta koko kokoelmaa ratkaisisi sen täydellisesti.

Koska työskentelen täällä, voin kuitenkin sanoa, että nämä asiat ovat kaikki etenemissuunnitelmassa ja jotkut tulevat aikaisemmin kuin luuletkaan!

Toivottavasti nautit tästä kappaleesta! Olen päivittänyt GTD-mallimme vastaamaan kaikkea mitä olen edellä kuvaillut, jotta voit ladata sen ja aloittaa käytön heti.

Kippis,

Siobhan ja Zenkit-joukkue

* GTD® ja Getting Things Done® ovat The David Allen Company -yrityksen rekisteröityjä tavaramerkkejä, eikä tätä artikkelia ole millään tavalla tuettu tai liitetty niihin.