Kuinka korvata 100% joukkueesi sisäisistä sähköposteista Twistillä

Tiedämme, että se on mahdollista, koska teimme sen. Näin ...

Sisäistä tiimiviestintää koskevassa tutkimuksessa todettiin, että vaikka 60% työntekijöistä lähettää sähköpostia ainakin kerran viikossa, 80% näkee sähköpostien ylikuormituksen ongelmana joukkueelleen.

Tiimit pysyvät kuitenkin sähköpostissa samasta syystä, että ihmiset pitävät kiinni kaikista huonoista tavoista - totumme siihen huolimatta haitoista. Muutoksen tekeminen tuntuu hirvittävältä työltä. Parempi paholainen tiedät ...

Doistilla tavoitteemme oli lopettaa sähköpostin käyttö sisäiseen viestintään. Täysin. Tärkeää tietoa löytyy ihmisten postilaatikoista. Avainkeskusteluja ei voitu jakaa helposti. Se jatkoi pahenemista joukkueemme (ja sähköpostien määrän) kasvaessa.

Kun yritimme Slackia, huomasimme, että ryhmäkeskustelu lisäsi sähköpostia, sen sijaan, että korvaisi sen. Tarvitsimme silti paikan pidempiin keskusteluihin tietyistä aiheista, joista keskustelun virta ei poista tärkeitä tietoja. Suunnittelimme Twistin yhdistämään parhaat ryhmäkeskustelujen - läpinäkyvät, haettavissa olevat keskustelut - ja parhaan sähköpostin - aihekohtaiset keskustelut, jotka mahdollistavat hitaammat, harkittuja keskusteluja.

Nykyään 52 ihmisen tiimimme, joka on hajautettu ympäri maailmaa, lähettää nolla sisäistä sähköpostia. Jos ryhmäsi harkitsee vaihtamista Twistiin, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla joukkueesi voi siirtyä pois sähköpostista:

Tärkeää tietoa jaettavaksi? Aloita säie

Joka kerta kun huomaat tavoittavasi sähköpostin kirjoituspainikkeen, aloita sen sijaan Twist-säie. Kuten sähköposti, säikeet sallivat pidempiä, harkittuja kommentteja tietystä aiheesta, mutta sen sijaan, että ne olisivat lukittuina postilaatikkoon, ne järjestetään julkisissa kanavissa, joita kuka tahansa voi selata ja etsiä. Tässä on muutama tapa, jolla voit yhdistää ketjut joukkueellesi:

Tee päätöksistä avoimia

Rakenna luottamusta pitämällä tärkeät keskustelut järjestetyinä ja saatavana koko joukkueelle. Voit esimerkiksi luoda "Strategia" -kanavan, aloittaa viestiketju tehtävänkuvauksestasi ja ilmoittaa joukkueesi johtajille. He voivat vastata säikeeseen omalla aikataulullaan ja säie on helppo löytää myöhemmin. Parasta on, että kuka tahansa tiimin jäsen voi selata kanavan säiettä ja seurata keskustelua. Se asettaa äänen avoimuudelle ja rehellisyydelle koko joukkueelle ja varmistaa, että tärkeät tiedot ovat kaikkien saatavilla.

Doist Heads on paikka, johon ryhmämme johtaa keskustelemaan korkean tason päätöksistä. Kuka tahansa tehtari voi osallistua keskusteluun.

Läpinäkyvyys toimii molemmin puolin - johtajat voivat käydä projekti- ja ryhmäkanavilla yhteydenpitoon joukkueisiin ja heidän työhönsä suoraan.

Toimitusjohtajamme tarkastaa joukkueen armeijan.

Järjestä tärkeät asiakirjat kanavilla

Oletko koskaan pitänyt löytää sähköpostin liite puoli vuotta sitten? Aivojen räjäyttämisen jälkeen: ”Kuka lähetti sen? Mikä oli aihe? Milloin tarkalleen se oli? ”, Annat periksi. Yhdessä tutkimuksessa havaittiin, että työntekijöillä on jopa kahdeksan hakua löytääksesi oikeat tiedot.

Twistissä voit pitää tärkeät asiakirjat helposti saatavilla luomalla kanavan - esimerkiksi #Admin - ja luomalla uusia ketjuja jokaiselle avaintiedostolle, kuten palkanlaskenta, henkilöstöhallinto, palvelut, kustannusraportointi jne. Ihmiset voivat sitten ladata asiakirjat ja kysyä kysymyksiä ja saat vastauksia säiettä luomalla luonnollisen UKK: n.

Ajan myötä ja tärkeiden asiakirjojen ilmapallojen lukumäärän myötä voit etsiä Twist-kanavaa avainsanojen, kirjoittajan ja päivämäärän perusteella löytääksesi tarkalleen tarvitsemasi päiviä, viikkoja ja jopa vuosia myöhemmin.

Löydä se kustannuslomake, jonka pidät jatkuvasti paikoillaan, - ja kysy kysymyksiä samasta paikasta.

Jaa viikoittain päivityksiä

Käytä Twist-sovellusta jaa viikoittain tapahtuneet päivitykset ja pidä tiimisi samalla sivulla. Meillä on #Doist Snippets -kanava, jossa aloitamme uusia säikeitä jakaaksemme viime viikolla saavutetun ja tulevan kanavan kannen. On rohkaisevaa, kun ryhmäkaverisi voivat tarkistaa edistymistäsi ja jättää lyhyen reagointimotiikin sen sijaan, että tunne kuin huutaisit tyhjyyteen sähköpostissa.

Lähettämällä viikoittaisia ​​katkelmia työstämme, olemme yhteydessä joukkuetovereihimme ja voimme lainata tukea.

Lähetä (useita) sähköposti-ilmoituksesi suoraan Twistille

Yksi Twistiä käyttävä myyntipäällikkö välitti päivittäin yli 40 myyntikyselyä sähköposteille työtovereille. Ei ole hauskaa. Nyt hän välittää uudet lyijysähköpostit automaattisesti Twist-ketjuina # Uusien asiakkaiden kanavalla. Kerran Twistissä hän voi ilmoittaa tarvittaville joukkuetovereilleen ja kaikki voivat kommentoida päättääkseen seuraavista toimista.

Voit asettaa sääntöjä tiettyjen kriteerien mukaisille sähköpostien edelleenlähettämiselle tai luoda helposti Zapier-integraation (tai Zap) lähettääksesi kopion kaikista sales@xyzsales.com-sähköposteistasi valitsemallesi Twist-kanavalle.

Kun olet lähettänyt johtavan sähköpostin Twistille, myyntitiimi voi keskustella siitä, miten toimia.

Tässä on muutama tapa vähentää sähköposti-ilmoitusten määrää Twist: n avulla:

  • Leikkaa Google Doc -sähköposti-ilmoituksia käyttämällä Zapia, joka lähettää säietekommentin aina, kun joku päivittää asiakirjan.
  • Aina kun saat maksun tai tilauksen verkkokaupan työkalustasi, Twist voi aloittaa säikeen automaattisesti Zaps for QuickBooks, Xero ja Stripe -sovellusten avulla.
  • Saa uusia ja päivitettyjä tukilippuja automaattisesti Twist-sovellukseen. Katso nämä Zapit, jotka yhdistävät Twistin Zendeskiin tai työpöydälle.

Löydä lisää tapoja yksinkertaistaa sähköpostilaatikkosi liittämällä sovelluksesi Twistiin Zapierin avulla. (Jos käytät Todoistia, voit suoratoistaa tehtävä- ja projekti-ilmoituksesi myös Twistiin.)

Työskentele ulkoisten yhteistyökumppaneiden kanssa Twistissä sähköpostin sijaan

Yhteistyö ulkoisten virastojen, urakoitsijoiden ja freelancereiden kanssa voi olla valtava tuska. Vielä vaikeampaa on, jos ainoa yhteyspisteesi on yksi sähköpostilanka, jossa on tusinaa eri sidosryhmää.

Sen sijaan kutsu ulkoisia yhteistyökumppaneita Twistiin vieraina. Vieras voi käyttää vain niitä kanavia, joihin sinä annat hänelle pääsyn. Se on kuin tuoda joku toimistollesi, antaa hänelle työpöytä ja antaa heidän työskennellä ryhmäsi kanssa yhdessä tietyssä projektissa. He voivat kysyä kysymyksiä, lähettää päivityksiä ja saada palautetta yhdessä organisoidussa paikassa, johon muut tiimisi pääsevät.

Tiimimme voi tarkastella uusimman videoleikkauksen ulkoisesta tuotantotiimistämme suoraan Twistissä.

Muutamia vinkkejä joukkueen kaatumiseen

Ihmiset eivät muuta tapojaan yön yli, ja koko ryhmän siirtyminen uuteen työkaluun on varmasti haastavaa. Tässä muutama nopea vinkki siirtymisen helpottamiseksi:

Lähetä edelleen sähköpostia Twistille

Ennen kuin ryhmäsi tottuu Twistiin, sähköpostikeskustelut tulevat esiin. Aina kun näin tapahtuu, voit lähettää sähköpostit edelleen Twistille uusina ketjuina tai kommentteina ja jatkaa keskustelua siellä.

Tee ketjut ja kommentit luettaviksi

Kun postitat ja vastaat Twistiin, muotoile viesti merkinnän avulla, jotta se on helppo lukea. Suosittelemme lihavoitua otsikoita, luettelomerkkejä ja luetteloita sekä hyperlinkkejä.

Pidä Twist organisoituna

Järjestä kanavasi ja kierteesi tiimin kannalta intuitiivisella tavalla. Aloita ryhmittelemällä kanavia ryhmän, projektin tai aiheen mukaan. Voit aina muokata kanavien nimiä ja siirtää ketjuja eri kanaville myöhemmin. Varmista, että tiimisi ymmärtää kanavasi nimeämisrakenteen, jotta he löytävät helposti tarvitsemansa tiedot.

Pidä sähköpostiviesti-viikko

Jos haluat todella saada ihmiset lähettämättä sähköpostia, käynnistä Twist no-email-viikolla. Haasta joukkueesi aloittamaan viestiketju aina, kun he löytävät sähköpostin työtoverille. Yksi Twist-järjestelmänvalvoja lopetti vastaamisen ryhmänsä sähköposteihin ja oli kaikki tottunut tavoittamaan hänet Twistissä viikon sisällä.

Ei ole ketään "oikeaa" tapaa työskennellä joukkueesi kanssa. On ratkaisevan tärkeää kokeilla uusia työkaluja löytääksesi tapa, joka toimii ainutlaatuisissa työnkulkuissasi. Saat lisää ideoita Twistin toimivuudesta joukkueellesi siirtymällä Twist-ohjekeskuksen Aloitus-osioon.

Etkö vielä käytä Twistä? Auta ryhmääsi toimimaan rauhallisemmassa ja organisoidummassa yhteistyössä kokeilemalla sitä niin kauan kuin haluat ilmaiseksi.

Neil Vidyarthi harkitsee vastaamista sähköposteihin käyttämällä vain hymiöitä.

Lisätietoja siitä, kuinka tehdä ryhmätyöstä rauhallisempi ja organisoidumpi: