Kuinka saada paras suunnittelupalaute tiimiltäsi

Vuonna 2015 kirjoitin ajatuksiani luovasta palautteesta. Tässä artikkeli luettelomuodossa:

  1. Palautteen tulisi olla tiivistä
  2. Palautteen tulisi olla toimintakeskeistä
  3. Palautteen muodon tulee olla yhdenmukainen

Tuolloin Planetary-suunnittelutiimi kasvoi. Kohdimme yhtä haasteista, joita jokainen suunnittelutiimi kohtaa: kuinka saamme hyvää palautetta?

Kaksi vuotta myöhemmin, olen tarkistanut kyseistä artikkelia monta kertaa, joka kerta liittäen ja muokkaamalla omia henkisiä muistiinpanoni. Vielä enemmän kasvua ajatellen on oikea aika tehdä oikea päivitys.

Katsotaanpa alkuperäisiä opinnäytteitä.

1. Palautteen on oltava tiivistä

Katsonko edelleen, että palautteen tulisi olla tiivistä? Joo.

Tiivis palaute on avain pienten, nopeiden iteraatioiden tekemiseen. Mitä nopeampi käännös suunnittelupalautteessa, sitä nopeampaa suunnittelutiimi on.

2. Palautteen tulisi olla toimintakeskeistä

Katsonko edelleen, että palautteen tulisi olla toiminnan suuntautunutta? Ei.

On hyvä antaa toimittavaa palautetta, mutta tulosta on helppo korostaa liikaa. Preskriptiivinen palaute asettaa epärealistisia odotuksia, ja sen vastaanottaminen on erittäin turhauttavaa.

3. Palautteen muodon tulee olla yhdenmukainen

Katsonko edelleen, että palautteen on oltava yhdenmukaista? Joo.

Johdonmukainen muotoilu tarkoittaa vähemmän epäselvyyttä. Se helpottaa palautteen antamista ja palautteen käsittelyä.

Kuvailemasi muoto oli kuitenkin hieman liian johdonmukainen ja loi jyrkän oppimiskäyrän. Lisää palautetta on aina parempi, ja hyvän muodon tulisi kannustaa osallistumista.

Palautteen muotoilu: kyse on prosessista

Alkuperäisessä suunnittelupalautekehyksessäni käytettiin kapeasti määriteltyä mallia. Käytännössä tällainen erityinen ja johdonmukainen muoto osoittautui erittäin hankalaksi.

Palautetta antava henkilö käsittelee paljon painostusta, ja tapa, jolla he antavat palautetta, voi muuttua dynaamisesti. Mikä on heidän kokemuksensa? Kuinka paljon unia heillä oli viime yönä? Mitä he söivät aamiaiseksi? Söivätkö he ollenkaan aamiaista?

Kysyminen jollekin välttämään sanoja, jotka tulevat heille luonnollisesti, vähentää palautetta. Jollekin sanastopankin antaminen tarkoittaa, että uusille ideoille on vähemmän tilaa. Kaiken kaikkiaan kielille rajoitusten asettaminen estää oikeudenmukaista osallistumista.

Sen sijaan, että standardisoisimme palautekieltämme, Planetaryn suunnittelutiimi standardisoi palautekäsittelymme. Siinä on neljä osaa:

  1. Ilmoittautua,
  2. Kysy kysymyksiä,
  3. Jaa reaktioita,
  4. Kaappaa ja jaa palautetta.

Muistiinpano aikataulutuksesta ja pyöräilystä

Timeboxing on tehokas työkalu palauteprosessissa. Aikalaatikko tarkoittaa ”kiinteän ajanjakson varaamista sivuun”. Se eliminoi hyvän palautteen suurimman uhan: pyöräilyn. Se kuulostaa myös siistiltä.

Pyöräily on hyvän palautteen vihollinen. Se on viittaus Parkinsonin triviaalisuuslakiin [1]. Lyhyesti sanottuna, polkupyöräily viettää aikaa keskustelemaan (yleensä kiistellä) pienistä aiheista. Bikeshedding vähentää vauhtia ja häiritsee syvempiä asioita.

Aikalaatikoiden palauteistunnoilla olemme pystyneet asettamaan joukkueen odotukset syvyyksestä sukeltaa. Harjoittamalla ja tarkkailemalla pyöräilyä, voimme saada merkityksellistä palautetta koko joukkueelta 15 minuutissa.

Valmistautuminen

Vaikka joskus on hyödyllistä pyytää spontaania ja välitöntä palautetta, on myös tärkeää tehdä jonkin verran valmisteluja, jos pystyt.

Ennen kuin kysyt tiimiltäsi palautetta, varmista, että annat palautteen antajille aikaa valmistautua. Pyydä osallistumista keskeisiltä sidosryhmiltä. Aikatauluta palauteistunnot etukäteen antaen kaikille aikaa tutustua materiaaliin. Anna konteksti ja varmista, että tiimisi tietää mitä odotat heiltä.

Planetaryssa meillä on vakiomalli, jota käytämme suunnitteluarviointeihin. Se auttaa meitä liittämään linkit suunnitteluun, kysymykset arvostelijoille ja kaikki tarvittavat yhteydet.

Vaihe yksi: kirjaudu sisään

Empatia on kuin supervalta. Jos ymmärrät jonkun tunteen, sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet ymmärtää heidän palautetta. Jotta kaikille olisi mahdollisuus ymmärtää mielentilaasi, kirjaudu sisään, ennen kuin keräät tai annat palautetta.

Tarkistamme näin: kukin henkilö puolestaan ​​ilmoittaa kaiken, mikä vaikuttaa heidän ajattelutapaansa. Tämä voi olla "Olen todella nälkäinen" kohtaan "Minua häiritsee juuri saama sähköpostiviesti", kohtaan "Olen innoissani siitä, että voimme näyttää sinulle edistystämme." On myös hyvä sanoa: "Ei häiriötekijöitä".

Tarkistamme yleensä popcorn-tyyliin, ja jokainen kutsuu seuraavan.

Vaihe toinen: kysy kysymyksiä

Palauteprosessin yleinen este on tiedon puute. On vaikeaa antaa hyvää palautetta, jos sinulla ei ole hyvää käsitystä katsomastasi: miltä muotoilusta tuli? Miksi se on sininen? Mitä 'lorem ipsum' tarkoittaa?

Palautetta pyytävän on tärkeää tarjota asiayhteys etukäteen [2]. Mutta on myös hyvä antaa palautteen antajille mahdollisuus esittää kysymyksiä. Tällä tavalla joukkue jakaa vastuun tiedon keräämisestä. Esittämällä kysymyksiä joukkue auttaa toisiaan ymmärtämään heidän edessään.

Näin esitämme kysymyksiä: kukin puolestaan ​​kysyy niin monta kysymystä kuin haluaa. Palautetta pyytävällä henkilöllä on mahdollisuus vastata ja sitten se on seuraavalle henkilölle. Minimoimme edestakaisin ja laitamme kiboshin keskusteluun.

Huomautus salaperäisestä palautteesta

On houkuttelevaa yrittää liittää palautetta kysymykseen. Esimerkiksi ”Miksi et käyttänyt Helveticaa?” Eikä “Miksi valitsit sen kirjasimen?” Mieti hetki motivaatiosi kysyessäsi sitä: oletko kiinnostunut vastauksesta? Harjoituksen avulla voit pitää kysymyksesi keskittymisessä selkeyttämiseen ja ymmärtämiseen.

Vaihe 3: jaa reaktiot

Seuraavaksi on aika kerätä palautetta. Tässä asiat muuttuvat monimutkaisiksi, missä empatia ja läpinäkyvyys voivat tehdä prosessista tai rikkoa sen.

Jos annat palautetta, ajattele palautetta reaktiona. Lyhyesti sanottuna reaktio on henkilökohtainen vastaus. Se sisältää yleensä sanat "minä", "minä" tai "minun". Se perustuu yleensä vaikutelmaan tai subjektiiviseen tulkintaan. Reaktio on helpoin määritellä esimerkiksi:

Reaktio: Tämä asettelu tuntuu minusta todella ahdas.
Ei reaktio: Lisää välilyöntiä.

Keskittyminen subjektiiviseen palautteeseen on hyvää, koska… no, melkein kaikki palaute on subjektiivista. Jopa objektiiviselta vaikuttavalta palautteelta - ”nämä kaksi bluesia eivät sovi yhteen” - on joitain oletuksia, joista luultavasti ei ole keskusteltu etukäteen - että bluesin on tarkoitus vastata.

Objektiivisen palautteen lisäksi se on myös harvinaista. Millä tahansa ihmisryhmällä on runsaasti kokemusta, asiantuntemusta ja näkökulmia. Subjektiivisten reaktioiden saaminen työhösi antaa paljon enemmän tietoa kuin jos sama ryhmä tekisi objektiivisia havaintoja.

Palautteen ajattelu reaktiona avaa oven myös palautteelle, kuten ”Pidän todella tästä.” Tämä on loistava reaktio sekä antaa että vastaanottaa.

Vaihe kolme ja puoli: sano kiitos

"Kiitos palautteesta" on paras tapa vastata kaikkiin positiivisiin tai kielteisiin palautteisiin. Se pitää keskustelun käynnissä, välttää konfliktit ja rakentaa kiitollisuutta ja empatiaa.

Muistiinpano tunneista

Minulla oli vaikea kuulla tunteisiin perustuvaa palautetta. Edellisessä palautetta koskevassa esseessäni menin niin pitkälle, että kielsin sanan "tuntuu" palautussanastosta. Tämä oli iso virhe.

Tunteet ovat helpoimmin saatavissa oleva palautteen lähde. Suolireaktio - erittäin vahva, välitön tunne - on hieno asia jakaa [3].

Vaihe neljä: kaappaa ja jaa palautetta

Vaikka se on viimeinen vaihe prosessissa (ja helpoin), palautteen sieppaaminen ja jakaminen on ratkaisevan tärkeää. Ilman tietuetta suurin osa palautteista katoaa, käännetään väärin tai mikä pahempaa: jätetään huomioimatta.

Voit kaapata palautetta monilla eri tavoilla. Nauhoita videopuhelu tai puhelu, kirjoita muistiinpanoja muistikirjaan tai google dociin, merkitse kuva InVisioniin tai suorita palautteen prosessi Slackissa. Palautteen sieppaaminen helpottaa muistamista myöhemmin, vaikka et viittaisi muistiinpanoihin myöhemmin.

Palautteen jakamisella on tarkoitus pitää odotukset ja ymmärtäminen yhdenmukaisina. Pidä muistiinpanosi tai tallenteesi julkisessa paikassa (sellaiseen, johon joukkuetovereillasi on pääsy), ja kaikki hyötyvät siitä. Tämä torjuu myös kadonneen pelon; Jos en voi olla paikalla palauteistunnon aikana, voin aina tarttua myöhemmin.

Johtopäätös: harjoittelu tekee täydellisestä

Palauteprosessi on suunnittelutyökalu, kuten Sketch- tai Micron-kynät. Paras osa palauteprosessiin on, että se on luonteeltaan ryhmätoiminta. Kuka tahansa voi osallistua, ja kaikki hyötyvät siitä.

Kuten mikä tahansa työkalu, palautteen prosessi paranee käytännössä. Planetaryssa olemme suorittaneet lyhyitä palautussyklejä noin 6 kuukautta ja pyrimme edelleen parantamaan asiaa (tämä artikkeli on osa kyseistä työtä).

Kaiken kaikkiaan painopisteen siirtäminen palautteen kieleltä ja kohti palautteen prosessia on antanut meille mahdollisuuden olla osallistavampi, työskennellä nopeammin ja suunnitella paremmin.

Toivon, että mukautat tätä prosessia keräämään omaa palautetta suunnittelustasi ja jakamaan oppimasi.

Erityiskiitokset

Paljon tätä prosessia muokkasi työni ystävien ja kollegoiden kanssa The Ready, August, Median ja Parabol. Jokainen näistä yrityksistä pyrkii parantamaan yritysten toimintatapoja, ja olen oppinut niistä paljon.

Lisäksi tämä essee hyötyi suuresti Joshuan, Joshin, Vincen ja Kenin palautteesta. Kiitos!

[1] Kuten useimpien hyvien metafoorien kohdalla, tämä koskee ydinvoimalaa.
[2] Katso valmistelua koskeva kohta.
[3] Suolireaktiot tulisi selkeästi ilmoittaa sellaisenaan, koska ne ovat hyviä asioita, joita voidaan tarkistaa ajoittain.