Kuinka helpottaa kokouksia ihmisen tavoin

Tämän viestin kirjoitti T & K-osastomme vanhempi ohjelmapäällikkö Bernard Ferguson, ja se julkaistiin myös Atlassian-blogissa.

Taitava tapaamisen välittäjä voi saada ryhmän keskustelemaan, keskustelemaan ja ennen kaikkea päättämään paljon tavaroita ei-paljon aikaa. Ongelma on, että useimmissa joukkueissa ei ole omistettuja ohjelmapäälliköitä tai ketteriä valmentajia osallistumaan ja täyttämään tämä rooli. Joten kun nykyaikaisesta työpaikasta tulee entistä yhteistyöhaluisempaa, on kaikkien ryhmän jäsenten yhä tärkeämpää osata helpottaa kokouksia.

Mutta kokemuksen puute helpottamisesta ja pelko tulla tuomituksi ankarasti voivat estää kaikkein itseluottamuksellisimman ihmisen johtamasta istuntoa. Olen tehnyt tätä vuosia, ja epäilykset hiipivät edelleen. Entä jos vauhti on liian nopea tai liian hidas? Onko esityslista oikealla tasolla? Kuinka huoneen tunnelma muuttuu, jos "kaksoisnapsautaan" epämukavaa totuutta, joka nousee esiin? Pystynkö saamaan huoneessa väistämättä vahvan persoonallisuuden painikkeisiin ja kuuntelemaan ikäisensä? Sheesh. Niin monia x-tekijöitä seurataksesi.

Hyvä uutinen on, että kokouksen järjestäminen on yksinkertaisesti taitoa, joka sinun on harjoiteltava. Tässä on joitain neuvoja ja ammatillisia vinkkejä, jotka auttavat luomaan hakkurisi ja valloittamaan pelkosi.

Lisää tämä tarina kirjanmerkkeihin, jotta voit tarkistaa sen nopeasti seuraavan kerran, kun aiot helpottaa kokousta.

Sammuta avautuaksesi

Ihmiset ovat paljon keskittyneempiä keskusteluihin, kun he eivät ampu sähköpostia tai tarkista Facebookia. Joten noudata kovaviivaista lähestymistapaa ja pyydä kaikkien kannettavien tietokoneiden, tablet-laitteiden ja puhelimien sammuttamista - varsinkin jos autat retrospektiivista tai muuta kokousta, joka kiertää aktiivisen kuuntelun ja jakamisen ympärillä. Ainoa poikkeus on kokouksen kirjoittaja, joka saa pääsylipun valitun laitteen käyttämiseen muistiinpanoihin. Älä aloita kokousta, ennen kuin kaikki on viritetty ja valmis osallistumaan.

Jos joku vaatii heidän työskentelevän jotain muuta kokouksen aikana, anna heille lupa poistua huoneesta ja mennä tekemään tämä työ. Heillä on sitä helpompi aika ilman, että ihmiset puhuvat ympäristään heidän ympärillään.

Käytä kynän voimaa

Joskus huoneessa on ”julkkis”: vahva persoonallisuus, jolla on vahvat mielipiteet ja jota muut ryhmän ihmiset arvostavat. He voivat hallita keskustelua (yleensä aikomatta) tai jopa häiritä sitä ajamalla omaa esityslistaansa.

Anna heille kynä ja pyydä heitä huolehtimaan ideoiden sieppaamisesta taululle. Tämä ei vain pakota heitä luontaisesti kuuntelemaan (ts. Luomaan tilaa muiden puhumiselle), vaan myös välttää tilannetta, jossa he istuvat huoneen takaosassa ja kaataavat ideoitaan, jotka eroavat heidän omistaan. Ei hacklers, kiitos.

Jos he ovat voimakkaasti heikentäviä tai suhtautuvat erityisen voimakkaasti istuntoon, jaa esityslista ja tarkoitus etukäteen, jotta voit saada heidän lausuntonsa ennen kokousta. Auta heitä menemään valmiiksi antamaan rakentava panos.

Toimi kysymyksissä

Ohjaajana ei ole sinun tehtäväsi saada kaikkia vastauksia. Sinun tehtäväsi on kuitenkin johtaa ryhmä vastauksiin. Tämä tarkoittaa oikeiden kysymysten esittämistä oikeaan aikaan. Kun tehdään hyvin, terävät kysymykset haastavat oletukset, jotka saattavat estää heitä pääsemästä tuolle “ah-ha!” -Hetkelle.

Vaikka luulet, että sinulla on The Answer ™, vastusta kiusausta tarjota se. Kysy sen sijaan johtavia kysymyksiä, jotka ohjaavat ryhmää vastaukseen (on merkityksellisempää, jos he päätyvät johtopäätökseen itse). Tässä on muutama yleinen vanha suosikki, joita voit mukauttaa:

  • Voitko laajentaa asiaa?
  • Liikkuuko tämä keskustelu meitä haluamaasi suuntaan?
  • Viimeinen kohtaan kiehtoo minua, mutta se tuntuu vastakkaiselta intuitiiviselta - missä yhteydessä voit nähdä tämän soveltamisen?
  • Kuinka voisit tiivistää sen?
  • Miltä se näyttää?
  • Kuinka se saa sinut tuntemaan?
  • Miksi?
  • Kuinka mittaat menestystä siinä tapauksessa?

Tietysti oikeiden kysymysten esittäminen edellyttää, että kuuntelet tarmokkaasti. Anna ryhmälle tilaa poistua nopeasti tulevien ideoiden läpi ja kiinnitä huomiota heidän sanomiinsa, jotta tiedät, mitkä kysymykset saavat heidät ajattelemaan syvemmälle. Mutta pysy yleensä poissa keskustelusta, kunnes se sammuu tai alkaa mennä ympyröiksi.

Lue huone

Viritä huoneen energiaan ja etsi visuaalisia jonoja, kuten kehon kieltä. Ovatko ihmiset turhautuneita? Onko tyytymättömyyttä tai erimielisyyttä paljon? Nämä ovat merkkejä, joihin sinun on puututtava. On myös hyvä mitata tunteita huoneessa kysymällä: Onko tämä resonoiva? Voimmeko tuntea olosi mukavaksi edistymisen suhteen

Keskittyminen ryhmän emotionaaliseen tilaan auttaa sinua ymmärtämään, ovatko he kiinni tai irti. Ja jos ryhmä on irrotettu, sinun on aika hypätä sisään ja johtaa heidät alas vaihtoehtoiselle polulle.

Energetisen tutkan kalibrointi vie aikaa, ja saat sen väärin kerran tai kahdesti. Huomaavainen ja tarkkaavainen ovat ensimmäiset askeleet.

Keskity tuloksiin

Jokaisella helpotetulla istunnolla on oltava selkeä päätekohta: tavoite saavutettavissa tai tehtävä päätös. Varmista, että esityslistasi kattaa tämän, jotta osallistujat tietävät miksi he ovat paikalla ja (mikä tärkeintä) mitä tarvitsisi kokouksen lopettamiseksi varhain.

Tavoite kannattaa toistaa myös kokouksen alussa. Helvetti, voit kirjoittaa sen jopa taululle toimiaksesi keskustelujen kaideina - varsinkin jos todennäköisesti huoneessa on irrottajaita. Jos keskustelu johtaa kanin reikään, voit vetää ryhmän takaisin ulos muistuttamalla heitä kokouksen tavoitteesta.

Puhuminen aiheen ulkopuolisista ideoista ...

Luo parkkipaikka

Jos esiin nousee ajatusta, joka ei ole arvokasta, tarjoa luoda “pysäköintialue” ja kirjoittaa se (yleensä taululle tai kokousmuistiinpanoihin). Koska tänään kyse on kokouksen tavoitteen naulaamisesta.

Tietäen heidän ajatuksiaan ei menetetä ikuisesti eetteriin, ihmiset auttavat palaamaan keskittymisensä tavoitteeseesi.

Tunne yleisösi

Harkitse osallistujien persoonallisuustyyppejä ja yritä saada kaikki osallistumaan keskusteluun tasaisesti (enemmän tai vähemmän). Ryhmän hiljaiset ihmiset eivät sinänsä välttämättä ole ujoja. Itse asiassa heillä voi olla paljon sanottavaa, jos heille annetaan mahdollisuus. Sinun tehtäväsi avustajana on jättää tilaa heidän puheilleen.

Veteraani-avustaja saattaa jopa tarkkailla ihmisiä heidän tullessaan huoneeseen, huomatakseen henkisesti, ketkä he istuvat vieressä tai ketä he välttävät. On hyvä käyttää harkintaa ja järjestää tuolit uudelleen (tai kuka istuu missä), jos se auttaa tuomaan esiin kaikkien parhaan.

Ymmärrä myös, kenellä on viimeinen sanonta tekemästäsi päätöksestäsi, ja käytä niitä tietomurtona, jos ryhmä ei pääse yksimielisyyteen. Tuo henkilö voi olla erityisen kätevä päätettäessä siitä, kuka omistaa seurannat.

Lyö jalat

Älä lyö heitä fyysisesti - se satuttaa. Tarkoitan nousta, kokoontua taulun ympärille ja tuoda dynaamista energiaa huoneeseen. Loppujen lopuksi tämä ei ole YK: n yleiskokous. (Ellet todella työskentele YK: ssa. Tällöin hyvä sinulle.)

Yksi mielestäni kuolleen yksinkertainen helpotushake, jonka avulla ihmiset kirjoittavat ajatuksensa muistilapuille, kävelevät sitten huoneen etuosaan ja lähettävät heille taulun tai teurastajan paperin. Kun kaikki on valmis lähettänyt ideoita, ota vuorotellen esiin esitelläksesi ideat ryhmälle. Toimii erinomaisesti ongelmanratkaisussa tai aivoriihi-mausteisissa istunnoissa, kuten mielen kartoitus tai esikuva.

Muuten, kun yhdistetään kahviin, valkotaulu on helposti innovatiivisin työkalu tietotyöntekijän työkalusarjassa. Vakavasti!

Se ei koske sinua

Minä olen klassinen “puhettasi”. Joten seisominen ryhmän edessä johtamaan istuntoa ei ole paljon venyttelyä. (Itse asiassa kun oppin helpottamaan kokouksia, vaikein osa oli saada itseni sammumaan, jotta muu ryhmä voisi puhua.)

Efektiivinen kokouksen järjestäjä samalla kun kokouksen osanottaja on melkein mahdoton - et voi olla emcee ja esiintyjä samanaikaisesti. Hyväksy neuvonantajan rooli hallita aikaa, rohkaista osallistumaan ja kysyä mehukkaita kysymyksiä. Anna muiden ryhmän ihmisten olla näyttelyn tähdet.

Rakenna esityslista siten, että eri ihmisillä on mahdollisuuksia johtaa keskustelua. Tämän avulla voit upottaa taustaan, tarkkailla ryhmää ja keskittyä ajamaan ryhmää kohti lopputulosta tai päätöstä.

Käynnissä olevat kokoukset ja työpajat ovat aluksi turmeltuneita, ja teet virheitä. Se on okei! Sinun ei tarvitse olla ässä-avustaja pelastaaksesi joukkueesi viikkojen aikaa pyöriä heidän pyöräänsä.

Taitosi paranevat harjoituksen myötä. Joten tiedät mitä seuraavaksi, eikö niin? Tule ulos ja aloita harjoittelu!

Jos pidit tämän tarinan hyödyllisenä, anna sille ❤ ja seuraa Smells Like Team Spirit - tuo tiimityö parempaan paikkaan, yksi tarina kerrallaan.