Kuinka olla tuottava: 10 tapaa toimia älykkäämmin

Jonkin aikaa sitten kirjoitin itselleni sähköpostin, jossa oli omat henkilökohtaiset säännöt siitä, kuinka olla tuottava. Se tyhjentää kaikki vuosien varrella oppimani tuottavuudesta ja älykkäämmästä työskentelystä. Tämä sähköposti toimii jatkuvana muistutuksena, kun tunnen olevani tuottamaton tai asiat eivät vain toimi niin kuin pitäisi.

Tässä on 10 käskyni siitä, kuinka olla tuottava, jotta voit alkaa työskennellä älykkäämmin eikä kovemman sijaan:

# 1 Keskity järjestelmiin tavoitteiden sijasta

Meitä opetetaan jo varhaisesta iästä lähtien pyrkimään tavoitteisiin: saada hyviä arvosanoja, olla urheilun aloitusjoukkueessa, saada ylennyksesi työssäsi. Työskentelet niin kovasti kuin pystyt ja saavutat toivottavasti tavoitteesi.

Useimmat tavoitteet ovat kuitenkin valvontamme ulkopuolella. Meillä on rajoitettu valvonta sen saavuttamiseksi. Emme hallitse tulevaisuutta, muiden ihmisten toimia, taloutta tai ympäristöä monien muiden muuttujien joukossa. Ja juuri siksi meidän on keskityttävä järjestelmiin eikä tavoitteisiin. Järjestelmässä keskityt kaikkiin osiin, joita hallitset.

”Järjestelmä” on hieno sana ”toistettavalle prosessille”. 500 tilaajan saaminen blogiisi on tavoite, 500 sanan kirjoittaminen päivässä on toistettava prosessi. Maratonin juokseminen on tavoite, juokseminen 4 päivää viikossa 30 minuutin ajan on toistettava prosessi. Kymmenen kilon menetys on tavoite, ruokavalion päivittäminen syömään terveellisempää jokaista ateriaa on järjestelmä.

Palkitse vaivaa saavutuksen sijasta: pienet voitot yhdistyvät ajan myötä.

Ja se johtaa meidät yhdistelmävaikutuksen kauneuteen ...

# 2 Hyödynnä yhdistetehoste

Yhdistelmäkorko on maailman kahdeksas ihme. Joka ymmärtää sen, ansaitsee sen ... se, joka ei ... maksaa sen. ”- Albert Einstein

Yhdistelty korko on talous- ja taloustieteen käsite, joka viittaa korkojen lisäämiseen ensitalletukseen. Se on korkojen korko. Jos oletetaan 10%: n kasvuvauhti ja 100 dollarin alkuperäinen talletus, saat 110 dollaria ensimmäisen kuukauden aikana, 121 dollaria toisella ja ~ 133 dollaria kolmannella. Voitot kasvaa jatkuvasti: 10 dollaria ensimmäisen kuukauden aikana, 11 dollaria toisella ja 13 dollaria kolmannella.

Yhdistelmävaikutukseen on kuitenkin monia sovelluksia kuin pelkkä rahoitus. Se vaikuttaa melkein kaikkiin elämäsi alueisiin. Kun keskityt järjestelmien kehittämiseen ja työskentelet päivittäin, työsi yhdistyy ajan myötä kehittäen eksponentiaalista kasvua.

Otetaanpa tietoa esimerkkinä. Jos luet pari sivua päivässä, alat luoda yhteyksiä kirjojen ja niiden oppituntien välillä.

”Lue 500 sivua tältä päivältä joka päivä. Näin tieto toimii. Se kasvaa, kuten korkokorot. ”- Warren Buffett

Jos julkaiset pari viestiä viikossa pian, sinulla on täysi luettelo artikkeleista, joista lukijat voivat nauttia, avaamalla uusia tapoja löytää sinut tai viettää enemmän aikaa verkkosivustollasi.

Jos automatisoit yhden tehtävän viikossa työssäsi, vapaat aikaa keskittyä tärkeämpiin toimintoihin, jotka tuottavat tulosta. Ja kun optimoit tehtäviä, saat paremmin ja nopeammin tekemällä niin, koska voit käyttää aiempaa tietämystäsi ja ratkaisujasi uusiin ongelmiin.

Mitä enemmän etuja luot, sitä enemmän seuraavat hyödyt kannattavat. A1%: n voitto joka päivä yhdisteitä nousee lähes 38-kertaiseksi vuoden aikana.

# 3 Seuraa ja mittaa lähtöä, ei tuloa

Kolmas kultainen sääntö siitä, kuinka olla tuottava, on keskittyä tuotokseen eikä tuloon. Sääntössä 1 tein tapauksen, että järjestelmät ovat paras tapa edetä, koska ne palkitsevat vaivaa ja me hallitsemme kaikkia muuttujia. Meillä on kuitenkin oltava käsitys näihin pyrkimyksiin, tietääksemme, mitä yritämme saavuttaa.

Päivittäinen kirjoittaminen ilman tavoitetta on vain harjoittelu. Jos haluat saavuttaa jotain, sinun on sitouduttava tiettyyn tuotokseen, kuten julkaisemaan viesti blogiisi viikossa. Päivän lopussa järjestelmä on tapa hallita, kuinka saavutetaan tulos.

Ajattele lähtöä ”lopputuotteena” ja miten se liittyy järjestelmääsi. Joka päivä kirjoittaminen on järjestelmä, artikkelit / kirjat ovat lähtökohtana.

Muista, että tulos eroaa tavoitteista, koska hallitsemme kaikkia muuttujia. Blogin tavoitteena voi olla saada 500 tilaajaa kuukaudessa, mutta et oikeasti hallitse sitä, kuka ilmoittautuu. Voit hallita vain esimerkiksi uusien viestien kulkua.

Ylennys on tavoite. Et hallitse pomoasi. Voit kuitenkin olla niin hyviä, että he eivät voi sivuuttaa sinua: tavoitteesi voi olla toimittaa kymmenen hanketta seuraavan kolmen kuukauden aikana. Nyt voit hallita kaikkia muuttujia.

Tulosten ja tavoitteiden välisen eron tunteminen on avainta realististen ja saavutettavien tavoitteiden asettamiseksi. Vastineeksi saavutat suurimman osan tavoitteistasi edes yrittämättä.

Mutta tietäminen kuinka työskennellä ei riitä tuottavuudeksi. Sinun on tiedettävä mihin suunnata energiasi. Mikä johtaa meidät ...

# 4 Live 80:20 -sääntöjen mukaan

Pareto-periaate, joka tunnetaan myös nimellä 80/20 -sääntö, on yksi henkisistä malleista, joihin viittaan jatkuvasti melkein päivittäin elämässäni. Se toteaa:

”80% tuotoksesta tai tuloksista tulee 20%: sta panoksesta tai toiminnasta.” Suurin osa tuloksista on pieniä asioita.

Käytä 80/20 -sääntöä kysyäksesi jatkuvasti itseltäsi, keskitytkö, aikaasi vai rahasi asioihin, jotka tuottavat suurimman osan tuloksista:

  • Keskitytkö tehtäviin, jotka tuottavat eniten tulosta?
  • Vietätkö aikaa kaikkiin asiakkaisiisi yhtäläisesti vai varaatko suurimman osan siitä parhaille asiakkaille, jotka tuottavat sinulle suurimman osan tuloista?
  • Tulevatko useimmat häiriötekijäsi parista lähteestä? Ehkä puhelimesi tai sosiaalinen mediasi?

Kun olet selvittänyt, mikä oikein toimii, tuplaa alas. Esimerkiksi:

Suurin osa tuottavuuden hakkerointiyhteisöni tilaajista tulee muutamasta lähteestä (yli 20 testaamastani kanavasta). Sovellessani 80/20 -sääntöä voin käyttää kaiken aikaa saada lisää tilaajia noille kanaville.

Jos olet epävarma, käytä 80/20 -sääntöä. Se auttaa sinua saamaan selkeyttä siitä, mikä on todella tärkeää, ja paljastamaan uusia löytöjä.

Tässä on yksi: 80% työstäsi on tehty 20% ajasta. Useimmille ihmisille tuo aika on heti heräämisen jälkeen. Sinun on hyödynnettävä päivän ensimmäiset tunnit.

# 5 Varaa aamu syvälle työlle

Työmuistimme, valppautemme ja keskittymiskykymme paranevat vähitellen pari tuntia herätyksen jälkeen, joka saavuttaa huippunsa keskipäivällä. Tämä on aivojemme luonnollinen huippunopeuden tuottavuusjakso.

Hyödyntäkää tämä tila hyödyntämällä ajoittamalla tämän ajan tärkein työsi. Keskity syvän työn suorittamiseen, mikä tarkoittaa, että saat työskennellä ilman häirintää pitkään.

Voit käyttää Pomodoro-tekniikkaa pääsemään virtaustilaan: työskentele 25 minuuttia yhdessä tehtävässä ja tee sitten pieni 5 minuutin tauko. Varmista, että teet vähintään 3–4 lohkoa joka aamu. Kun olet hallinnut 25 minuuttia tarkkaa keskittymistä, voit tehdä ”kaksinkertaisen pomodoroksen”, työskennellä 50 minuuttia suoraan ja ottaa sitten kymmenen minuutin tauon.

Aloitan yleensä aamuini tekemällä 2–3 ”kaksinkertaista pomodoria” kirjoittamalla (se tapahtuu tällä hetkellä) ja lopuksi normaalisti aivan uuden postituksen, joka tehdään sen lopussa. Jotkut julkaisu, osa tallennetaan muokataksesi myöhemmin, ja jotkut eivät vain ole kovin suuria ja toimivat käytännössä (muista: keskity järjestelmään!).

Jos sinulla on tapana suorittaa syvää työtä aamulla, jopa vain puoli tuntia, työsi sekoittuu nopeasti ajan myötä.

Aluksi voi olla vaikeaa keskittyä 25 minuuttiin, mutta harjoittelet huomiolihastasi tehokkaasti. Nykypäivän hajanaisessa maailmassa tämä on tärkeä taito. Mikä johtaa meidät ...

# 6 Poista häiriöt

Häiriintyminen on tietenkin päinvastaista kuvaamalla kuinka olla tuottava. Lisäämällä valkoista tilaa elämääsi, poistat häiriötekijät, jotka seisovat tielläsi ja siirrät keskittymisen töihin ja siihen, mitä haluat tehdä. Viljelemällä vähemmän tarvetta pääset saavuttamaan enemmän. Kuten sanonta kuuluu: ”Tuumaa tuumalla, se on sellainen cinch. Pihalla pihalla, se on todella vaikeaa. ”

Häiriötekijät voidaan jakaa kolmeen pääryhmään: fyysiset (ts. Omaisuudet), aineettomat (ts. Tekniikka) ja ihmiset. Tartu kynään ja paperiin ja luetella häiriötekijät elämässäsi jokaiselle näistä kolmesta alueesta.

Fyysiset häiriötekijät vaihtelevat työpöydällä olevasta sotkuisuudesta tai siitä, että sinulla on liian paljon vaatteita, mikä vaikeuttaa asunnon valitsemista aamulla. Jos vietät liian paljon aikaa television katselua, televisio itsessään on häiriötekijä.

Aineettomat häiriötekijät ovat ilmoituksia puhelimestasi tai satunnaisista web-selausistunnoista ilman loppua. Mutta se voi olla myös mutkikkaita sovelluksia ja järjestelmiä, joiden hallinta vaatii enemmän aikaa kuin varsinaisen työn tekeminen.

Ja lopuksi, ihmiset voivat olla ärsyttävää työtoveria, joka keskeyttää jatkuvasti vain viisi minuuttia ajasta, tai ystävää, joka annat aina enemmän kuin saat. Viesti ehdoillasi oletusasennolla asynkronista viestintää, kuten tekstiä ja sähköpostia. Ota se Elon Muskiltä: “Rakastan sähköpostia. Yritän mahdollisuuksien mukaan kommunikoida asynkronisesti. Minulla on todella hyvä sähköpostia. "

Kaikki, joka keskeyttää työn, kun olet syvän työn tilassa ja / tai joka ei vaikuta rakennettavaan elämään, luokitellaan häiriötekijäksi.

Minimoi häiriötekijät päivittäisessä elämässäsi edistyäksesi mielekkäässä työssä. Ei ole mitään ärsyttävää kuin vain "olla rullalla" vain häiritäkseen Facebook-ilmoitusta.

Vaihe 1 alkaa tietoisena häirintääsi. Kun olet naulannut sen alas, siirry niiden poistamiseen. Lopeta nämä huonot tavat lisäämällä kitkaa.

Ensimmäinen askel tehokkaassa aikahallinnassa on poistaa ennen optimointia. Yksinkertaista elämääsi. Mitä enemmän poistat, sitä enemmän aikaa sinulla on tärkeitä asioita varten.

Ja kokeile automatisoida asioita, joita et voi poistaa.

# 7 Automatisoi toistuvat tehtävät

Älypuhelimet ovat nykyään miljoonia kertoja tehokkaampia kuin kaikki NASA: n yhdistetyt tietotekniikat vuonna 1969, kun asetimme miehen kuuhun. Teknologia on kehittynyt erittäin nopeasti viime vuosikymmeninä.

Kuinka olla tuottavampi tekniikan avulla? Käytä sitä automatisoidaksesi toistuvat tehtävät. Aloita luetteloimalla kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä toistuvasti joka viikko. Löydä sitten tapoja automatisoida ne joko käyttämällä sovelluksia tai rakentamalla oma järjestelmä. Sillä ei ole väliä mitä teet, sinulla on aina toistuvia tehtäviä.

Yleinen monilla aloilla? Sähköposti. Carleton Universityn tutkimuksen mukaan ”tyypillinen” tietotyöntekijä viettää kolmanneksen työviikkojensa sähköpostiviestien käsittelystä. Rakensin GTD Gmail -järjestelmän, joka vähensi sähköpostin käsittelyyn vietetyn ajan muutamiin minuutteihin päivässä. Voit käyttää muita tuottavia temppuja, kuten käyttää säilöttyjä vastauksia vastauksiin, joita kirjoitat yhä uudelleen ja uudelleen (ja muita Gmail-temppuja).

Jos käytät paljon laskentataulukoita, Zapier on hyvä työkalu käytettäväksi. Sillä on tuhansia automaatioita, jotka yhdistävät yli tuhat sovellusta.

Pienetkin automaatiot tekevät eron: luo malleja, joita voit käyttää uudelleen standup-kokousmuistiinpanoihin, yksitellen arvosteluihin ja esityskansiin.

Lisää automaatiota tarkoittaa enemmän aikaa keskittyä luovaan ja tuottavaan työhön.

# 8 Ole tietopohjainen

Olen suuri puolestapuhuja sille, että sinun tulisi aina tehdä tietopohjaisia ​​päätöksiä. Jos et, niin valitset mielipiteesi ilman tosiasioita varmuuskopioidaksesi sen. Netscapen entinen toimitusjohtaja Jim Barksdale kertoi sen parhaaksi:

”Jos meillä on tietoja, katsotaanpa tietoja. Jos meillä on vain mielipiteemme, mennään minun kanssani. "

Ja datavetoisuus ei ole vain tekniikkayrityksille, jotka siirtyvät uuteen laskeutumiskokeen AB-testitulosten perusteella. Voimme AB testata oman elämämme ja saada selville tulokset ja säätää sen jälkeen vastaavasti.

Aluksi kysytään kaikkea: ajattelenko tätä, koska se on minun mielipiteeni / muut ihmiset sanovat niin / onko se miten maailma toimii tai koska olen testannut sitä?

Kohdassa # 5 suosittelin aamujen varaamista syvän työn suorittamiseen. Totuus on, että tämä on ruuhka-aika useimmille ihmisille. Mutta avainsana tässä on eniten. Entä jos olet yökyöpeli ja saa enemmän aikaan yön hiljaisuudessa? Vai löydätko energiatasosi katon läpi heti lounaan jälkeen? Ainoa tapa saada selville on testata oletus.

Mutta miten testaat? Sinun on ajateltava kuin tutkija ja noudatettava tieteellisen tutkimuksen vaiheita:

  • Aloita kokeilusi lopputavoitteella: löydä tuottavuuden huippuaikasi
  • Laadit nyt hypoteesin: Tuottavuushuipuni on huipputani 9–11. Hypoteesisi on oltava todistettavissa ja väärennettävissä. Toisin sanoen hypoteesisi on oltava tapa testata, ja se voidaan joko tukea tai hylätä tutkimuksen perusteella
  • Suunnittele kokeilu: löytääksesi ruuhka-aikasi voit kirjoittaa taulukkoon tietoja siitä, miltä sinusta tuntuu, että energiatasosi on välillä 1-10 joka päivä päivässä kahden viikon ajan.
  • Suorita nyt kokeilu ja kerää tietoja
  • Lopuksi analysoi tietoja ja tee johtopäätöksiä: katso taulukkoasi ja laske tulokset. Loppujen lopuksi sinun tulee olla varma vuorokauden tunneista, että olet tuottavin

Tässä on pari muuta kokeilua, joita voit suorittaa henkilökohtaisessa elämässäsi ja nähdä kuinka se vaikuttaa tuottavuuteen: kofeiinin juominen / etkä juominen, nukkuneiden tuntien lukumäärä, liikunta päivällä ja työskenneltyjen tuntien määrä.

Testaa, testaa, testaa ja löydä mikä sopii sinulle. Kasvu tulee kovasta työstä ja pienestä onnesta. Hyperkasvu tulee testauksesta.

# 9 Delegoi ei-välttämätön

Kukaan ei ole paras kaikessa. Keskittymällä siihen, mitä teet parhaiten, ja siirtämällä loput, optimoit tuottavuuden. Delegoi kaikki sellaiset asiat, joissa et ole maailmanluokan tasoa tai joita joku voi tehdä paremmin murto-osassa aikaa tai kustannuksia.

Ellei sinun tarvitse kehittää uutta taitoa, on aina parempi löytää joku, jolla on jo jonkin verran taitava tehtävä suorittamaan tämä tehtävä.

Esimerkiksi:

En ole suunnittelussa hyvä ja kestää tuntikausin päästäkseni hyväksyttävälle tasolle. Paljon parempi idea on löytää joku, joka on taitava suunnittelija, ja jättää se heidän vastuulleen. Pidän liiketoiminnassani hyvin aktiivista toimintaa - kirjoittamista, kasvua, tietojen analysointia - ja ulkoistan loput.

Jos haluat siirtää tehtäviä tehokkaasti, varmista, että olet valinnut oikean henkilön työhön. Heillä on oltava kaikki tarvittavat taidot ja heidän on kyettävä suorittamaan työ. Ole erityisen tarkka lopputuotteen (tuotoksen) suhteen ja anna selkeät vaiheittaiset ohjeet tehtävän suorittamisesta.

Tämä soi myös henkilökohtaisessa elämässäsi: sijoita kaupankäynnillä rahasi ajaksi, jolloin tehtävän suorittamiseen kuluva aika on kalliimpaa kuin jonkun maksaminen. Tämä voi tarkoittaa talosi puhdistamista, vaatteiden silittämistä tai jopa ajamista / kuljetusta. Työskentele arvostettujen taitojen kehittämisessä - kuten ruoanlaitossa tai koodaamisessa - ja etsi apua muualle.

Keskity siihen, mikä neulaa liikuttaa. Siirrä loput.

# 10 Taistelu on prosessi

Jotkut päivät ovat mahtavia, toiset ovat hyviä, toiset ovat huonoja. Ja sitten on joitain päiviä, jolloin kaikki on kamala ja haluat vain mennä kotiin makuulle tuijottaen kattoon ja miettiä, mikä on sinulle ja elämällesi vikaa. Olemme kaikki olleet siellä.

Ensimmäinen pro-vinkki: kun olet takana, mene kotiin aikaisin. Ota jonkin aikaa levätä ja palaa takaisin energiaan seuraavana päivänä. Joskus aivomme ratkaisevat ongelmat yksin.

Ja omaksua taistelu: tämä on tila, josta läpimurtot tulevat. Jos keskityt järjestelmiin, säännön 1 mukaisesti, edistyt pitkällä tähtäimellä. Steven Pressfield jakaa ”Taidesodassa” pienen hienon nuggin:

”Joku kysyi kerran Somerset Maughamilta, kirjoittiko hän aikataulussa vai vain inspiroimana. "Kirjoitan vain, kun inspiraatio iskee", hän vastasi. "Onneksi se iskee joka aamu kello yhdeksän."

Ja kun vihdoin löydät jotain, joka toimii, on maaginen aika. Mutta kukaan ei taputtele. Joten sinun on tehtävä se itse. Opi nauttimaan pienistä voitoista - olipa kyse sitten 100 uudesta tilaajasta, pienen projektin lopettamisesta tai todella tuottavasta päivästä. Palkkiot ovat suuria, mutta matka voi olla myös mahtava.

Taistelu vie sinut eteenpäin.

Tämä tarina on julkaistu Mediumin suurimmassa yrittäjyysjulkaisussa The Startup, jota seuraa 340 876+ ihmistä.

Tilaa saadaksesi parhaita tarinoitamme täältä.